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Para muchos trabajadores freelance, desligados de los sistemas de las corporaciones, la gran panacea vital era organizar su propio trabajo, con su ritmo elegido y desde el confort de su propio hogar. Poder trabajar en pijama (o chándal), organizar los horarios propios y elegir cómo gestionar las tareas y objetivos es un asunto amable cuando es elegido.
Estas eran hasta ahora las grandes conciliaciones de los trabajadores sin oficina. Pero ante la crisis de la covid-19, que la Organización Mundial de la Salud (OMS) ha calificado como pandemia global y en un entorno de confinamiento creciente donde cada vez más países obligan a sus ciudadanos a guardar cuarentena en sus hogares para librarse de nuevos contagios, la opción de trabajar desde casa ha pasado de ser un deseo o una opción minoritaria a una obligación.
En un mundo sin oficinas, los flujos de trabajo se organizan de manera remota y las comunicaciones virtuales –videoconferencia, chat, email, servidor en la nube, teléfono…– emergen como las herramientas cotidianas donde las reuniones se hacen en zapatillas y con algún gato o hijo pequeño que se cuela en la escena, recordando lo doméstico del asunto. Algunas empresas ya habían entendido hace años las ventajas del teletrabajo permitiendo a sus empleados autoorganizarse y teletrabajar a su voluntad, algún día de la semana. Ahora, todo ese aprendizaje es un valor en alza al tiempo que los hogares se convierten en las nuevas oficinas y, desde el lunes por la mañana, los espacios integran un lugar de ocio y otro de trabajo, entrelazando peligrosamente la vida privada y la laboral.
Lo primero: un rincón EN CASA para trabajar
El primer paso, antes de teletrabajar, es asegurarse una conexión potente para poder enviar archivos y poder cubrir flujos importantes de datos, realizar videoconferencias, compartir escritorios remotamente, etcétera.
Solucionado esto y obligados a la fuerza a crear un espacio de oficina en nuestras propias casas, conviene redefinirlos y organizarlos bien antes de establecer nuevas rutinas. Dependiendo de con quién o quiées se comparta el hogar, debe buscarse un rincón lo más silencioso posible y con pocas probabilidades de ser molestado.
Los psicólogos consejan en esta época de confinamiento organizar el teletrabajo con horarios cerrados, para no mezclar hasta lo insano el espacio único en el que deben realizarse las obligaciones laborales y desarrollar la vida personal, el descanso y la vida cotidiana
Los psicólogos consejan en esta época de confinamiento organizar el teletrabajo con horarios cerrados, para no mezclar hasta lo insano el espacio único en el que deben realizarse las obligaciones laborales y desarrollar la vida personal, el descanso y la vida cotidiana
El teletrabajo no quiere decir convertir toda la casa en una oficina, sino habilitar un lugar para ello. Debemos plantear este rincón no sólo por nuestro propio confort, sino también con una cierta noción de feng shui virtual pensando en cuál será el fondo que nos enmarque en las nuevas videoconferencias y reuniones virtuales a las que estaremos sometidos a partir de ahora.
Hay que evitar a toda costa trabajar desde el sofá y debemos elegir una silla cómoda y con respaldo.
Además, si fuese posible, situarnos cerca de una fuente de luz natural. Las plantas, por supuesto, son bienvenidas, para traer la naturaleza a nuestro espacio de confinamiento laboral.
Uno de los consejos que dan los psicólogos en esta época de confinamiento es organizar el teletrabajo con horarios cerrados, para no mezclar hasta lo insano el espacio único en el que deben realizarse las obligaciones laborales y desarrollar la vida personal, el descanso y la vida cotidiana.
Conviene revisar la higiene personal y concebir el día como si fuésemos a salir a la calle. Por tanto, hay que cambiarse de ropa y tener una autodisciplina firme para estar presentables ante los demás a través de la videocámara del ordenador, si bien podemos permitirnos ciertos lujos como calzar unas confortables zapatillas de casa que nadie verá. Cada intervalo de dos horas, debemos levantarnos de la silla al menos diez minutos. Y, por supuesto, evitar los viajes constantes a la nevera y distracciones peligrosas como un televisor encendido. Quizá sí podamos escuchar música y abrir la ventana para que corra la brisa y sentirnos ligados al mundo exterior si el tiempo lo permite.
Escritorios remotos, oficinas sincrónicas
Las aplicaciones estrella en todo teletrabajo son las de mensajería instantánea, como Skype, Teams, Zoom o WhatsApp. Todas, en sus versiones de escritorio, estarán abiertas permanentemente en el ordenador para posibilitar un flujo de comunicación libre y dinámico. Ahora tienes al compañero de trabajo siempre activo y disponible a responder a tus dudas y demandas. Trabajar con auriculares, incluso dentro de nuestra propia casa, nos ayuda a ser respetuosos con las personas con las que compartimos hogar y a enfocar mejor la comunicación con los demás, al mejorar notablemente la calidad de las comunicaciones, ya que disponemos de un sistema de audio con un micrófono cercano a la boca.
Por otro lado, instalar sistemas compartidos para el acceso a los archivos en la nube, como servidores remotos o plataformas como Dropbox o Google Drive, es vivamente aconsejable. De este modo, los archivos están accesibles en carpetas compartidas y pueden editarse y trabajarse sucesivamente sin necesidad de intercambiarlos a través del email, además de garantizar sistemas de seguridad extras como el salvamento progresivo y las copias de seguridad completas en línea.
Si no se dispone de cuentas premium para el envío de información sensible de gran tamaño, sistemas como Wetransfer o Ydray posibilitan el envío gratuito de archivos de hasta 2Gb. Para muchos, la reina de las aplicaciones de oficina remota es Slack, un sistema que posibilita a los trabajadores el trabajo en diferentes canales en los que se agrupan mensajes, herramientas y archivos en línea.
Un sistema colaborativo y eficiente que se puede combinar con herramientas como las Notas Adhesivas de Mac o software de administración de proyectos como Trello, que permite monitorear el trabajo en tiempo real a modo de bloc de notas compartido. No nos olvidemos aquí de las opciones en la nube de los paquetes de ofimática de las distintas plataformas. Así lo ha dispuesto Apple con su sistema iWork, que engloba Pages y la tabla Numbers, o las acciones virtuales de Microsoft.
Sin embargo, lo más eficiente hasta ahora parece la GSuite de Google, cuyas herramientas de ofimática colaborativa de Google Docs permiten crear y editar archivos compartidos de Word y Excel de manera instantánea.
Por último, conviene repensar todo el flujo de trabajo automatizado a través de plataformas de gestión de trabajo a un nivel superior como Asana, que fija las metas y motivaciones de los equipos a través de diferentes proyectos y las tareas diarias, gracias a su capacidad para asignar tareas y monitorear el trabajo de manera virtual. Con todas estas herramientas, un lugar amable y buena disciplina, el desarrollo laboral en el entorno domestico estará asegurado sin tensiones ni frustraciones.
