Cómo organizar la oficina en casa de forma eficaz

Después de este convulso 2020, el teletrabajo podría haber llegado para quedarse. Desvelamos algunas claves para diseñar un despacho que permita rendir al máximo dentro del hogar.

Cómo organizar tu oficina en casa

La casa se ha convertido en la nueva oficina. Antes de la crisis de la covid-19, tan solo un 7,5% de los españoles teletrabajaba. No obstante, los expertos prevén que esa cifra se incremente después del confinamiento hasta el 30% o el 60% –en el caso de los perfiles más cualificados–. Pese a que las empresas comienzan a retomar su actividad normal poco a poco, muchas se verán obligadas a rediseñar su espacio para poder adaptarlo a las nuevas medidas de seguridad exigidas por la pandemia, lo que en última instancia se traduce en menos empleados y más distancia entre ellos.

Numerosas compañías ya han tomado la decisión de prolongar el modelo de teletrabajo durante meses. Todo apunta a que se trata de una medida que podría haber llegado para quedarse, por lo que quienes deban continuar trabajando en sus hogares deben ser capaces de crear un espacio que les permita hacerlo de la manera más agradable y eficaz posible.

Un espacio fijo con luz natural

Separar espacios, en la medida de lo posible, es importante. Ni el trabajo debe invadir nuestra vida personal, ni al revés. Para la coach y organizadora profesional Alicia Iglesias, autora de los libros 21 días para tener tu casa en orden y Pon tu vida en orden, lo ideal sería habilitar una habitación que hiciera las veces de despacho, que tuviera mucha luz natural y que se pudiera cerrar cuando no se esté trabajando. Si las dimensiones o la distribución de la casa no lo permitieran, aconseja buscar “un rincón para instalar el portátil y el material que se necesite”, que solo deberá utilizarse cuando se esté trabajando.

Escritorio de oficina para casa

“Una mesa de trabajo despejada ayuda a concentrarse, reduce el estrés y te hace sentir más productiva y feliz”

Alicia Iglesias, coach y profesional del orden

Temperatura, ruido y ropa: Más allá de los muebles

Poder trabajar bien en casa no solo depende de tener un despacho ordenado o un rincón habilitado para ello. Para estimular la concentración, también es conveniente que no haga ni frío ni calor, y que la temperatura ronde los ideales 20ºC. Asimismo, se aconseja crear un entorno silencioso y aislado, algo que puede facilitar, por ejemplo, el uso de auriculares circumaurales –rodean completamente la oreja y logran el aislamiento– o de tapones. No obstante, existen personas que necesitan precisamente lo contrario: acompañarse de sonido ambiente para trabajar. Además de poner la televisión a un volumen muy bajo o programar la lavadora, existen webs con archivos de audio que reproducen el sonido de una oficina, como mynoise.net, o de una cafetería, como coffitivity.com. Por último, y  aunque en principio nadie vaya a vernos mientras estemos en casa, hay que sustituir el pijama por ropa cómoda presentable –como si fuéramos a tener una videoconferencia todos los días–, establecer horarios y saber parar de vez en cuando para tomarse un descanso y desconectar.

Todas las superficies, limpias

Iglesias recomienda asimismo tener especial cuidado en recoger los cables para que no resulten molestos al moverse ni queden expuestos a la vista. En cuanto al material, es partidaria de tener lo imprescindible y guardado en un estuche dentro de un cajón. “Una mesa de trabajo despejada, únicamente con lo que estás trabajando encima, ayuda a concentrarse y a terminar las tareas más rápidamente, reduce el estrés y te hace sentir más productiva y feliz”, asegura. “Cuanto más diáfana tengamos la superficie en la que vamos a trabajar, mejor”.

Prohibido sentarse de cualquier manera

La multinacional 3g Smart Group, especializada en servicios de consultoría, diseño y arquitectura, recuerda además la importancia de escoger una buena silla ergonómica, que tenga el respaldo alto y apoyabrazos, y que favorezca una buena postura. Las rodillas deberían estar dobladas en un ángulo de 90º, mientras que los ojos deberían quedar a la altura del monitor o ligeramente por encima, a una distancia de entre 60 y 90 centímetros de la pantalla.

La sede también cambiará

Según estudios de esta consultora, los espacios de oficinas y edificios tampoco serán iguales. De la ocupación actual del 70%-80% se pasará a una del 50-40%, tanto por las medidas de seguridad que ha impuesto la situación sanitaria como por el aumento del número de trabajadores que realizan y realizarán su actividad desde casa. Por tanto, el cálculo de metros cuadrados de superficie necesarios en lo sucesivo ya no se hará a partir del número de empelados, sino de la relación entre ocupantes y actividad. Es el denominado Activity Based Design, que genera una mejor optimización del espacio.

La ocupación, calcula 3g Smart Group, será de apenas un 40-50% de la plantilla, lo que producirá una inevitable reducción del espacio corporativo total de alrededor del 30%, incluso realizando ratios holgados.

Los espacios, en un futuro no muy lejano, se utilizarán más para socializar, aprender y colaborar que como un lugar de trabajo, y se buscará una mayor personalización de cada rincón y los espacios comunes.

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