Índice
Así pues, es sobre su uso donde le suelen surgir más dudas a los trabajadores, planteándose si es posible usar el coche de empresa para uso particular.
En este sentido, no hay que perder de vista que el coche de empresa cumple una finalidad muy concreta, aquella de servir para objetivos comerciales o de negocios. Por este motivo, el coche de empresa es propiedad de la misma con todas las implicaciones que ello conlleva, sobre todo fiscales. Sin embargo, es cierto que en determinadas circunstancias se puede llegar a usar el coche de empresa para uso particular, teniendo este hecho implicaciones sobre el trabajador.
Para conocer en detalle cuándo y cómo se puede usar el coche de empresa para uso particular y las normas vinculadas al correcto uso de los coches de empresa, hemos preparado el siguiente artículo.
¿Puedo conducir un coche de empresa para uso particular?
Por lo general, cuando se pone a disposición de un trabajador un coche de empresa, el uso de este es exclusivamente profesional, no pudiendo dedicarse a ninguna actividad personal. En caso de que así fuera, puede estar sujeto a despido.
Por otro lado, se puede disponer de un coche de empresa con uso particular siempre que se quede reflejado específicamente en el contrato o en los acuerdos que alcance el empleado con la empresa.
De esta manera, el coche de empresa pasa a entenderse como una retribución en especie, teniendo consecuencias sobre la nómina del trabajador. Y es que pasará a ser un beneficio adicional en el salario, no monetario, como bienes o servicios proporcionados por la empresa. Entonces, esto tiene un efecto inmediato de subida en la retención del IRPF (impuesto sobre la renta de las personas físicas), a raíz del aumento del valor de la retribución en especie, derivando en una disminución del sueldo neto a percibir. Además, esta retribución en especie cotiza en la Seguridad Social.
Normativa para el uso de vehículos de empresa
Como estamo viendo, existen dos circunstancias en las que se puede usar un vehículo de empresa:
- uso exclusivamente profesional.
- uso profesional y personal, establecido en un contrato o acuerdo.
De esta manera, se puede destacar una normativa sobre el uso de los vehículos de empresa, específica para cada una de ellas.
Primero, cuando se realiza un uso profesional de un coche de empresa, este debe realizarse dentro del horario laboral y por personal autorizado. Además, la empresa se hace cargo de todos los costes del coche, como el mantenimiento, el seguro u otros gastos de uso.
Segundo, cuando el coche de empresa se utiliza para fines personales, se entiende que se le otorga un uso mixto, pudiendo conducirse fuera del horario laboral. En este caso, este uso particular pasa a reflejarse en la nómina del trabajador como una retribución en especie. Así, se mostrará el 20% del valor del vehículo en el salario del trabajador, en el caso de que el uso privativo total.
Conviene consultar los seguros de coche existentes para adaptarlos a cualquiera de las funciones previstas y que el vehículo pueda estar cubierto ante posibles imprevistos o accidentes sin que afecte al normal desarrollo de la compañía.
¿Quién debe pagar el combustible, los peajes y el resto de gastos del coche de empresa?
Cuando se conduce un coche de empresa, al ser la empresa la titular del vehículo, debe hacerse cargo de los gastos vinculados al mismo, como los de mantenimiento, seguro de coche o impuestos de circulación, por ejemplo.
Sin embargo, los gastos en relación al combustible o los peajes si que es necesario hacer una diferenciación. Si estos ocurren durante la jornada laboral, correrán a cargo de la empresa. En cambio, si estos gastos tienen lugar fuera de la jornada laboral, utilizándose el coche de empresa para fines particulares, entonces, tendrá que hacerse cargo el trabajador.
Multa en el coche de empresa: ¿Quién la paga?
Ante una multa conduciendo un coche de empresa te puedes preguntar quién paga. Aquí, aunque la empresa sea la titular del coche, es el conductor el que tiene que hacer frente al pago de la sanción.
En el caso de que sean multas por falta de mantenimiento, es decir, no haber pasado la ITV o no tener un seguro de coche en vigor, sí que tendrán que ser abonadas por la empresa.
Fiscalidad del coche de empresa
La fiscalidad del coche de empresa es importante conocerla, puesto que invertir en vehículos necesarios para el negocio permite ciertas deducciones de IVA e IRPF. No obstante, hay que prestar atención a ese hecho de usar el coche de empresa para uso particular, ya que puede haber problemas con relación a esto.
Deducción del IVA
Las compañías que compran un coche de empresa pueden deducirse el IVA siempre que se cumplan unos requisitos indispensables, como que el vehículo sea necesario para el desarrollo de la actividad empresarial. En caso de inspección por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria se debe justificar este uso profesional.
Si el vehículo afecta directa y exclusivamente a la actividad profesional, la empresa puede deducirse el 100% del IVA de los gastos que ocasione su uso: gasolina, reparaciones, ITV, peajes, aparcamiento o piezas de recambio, entre otros. Todos estos gastos deben ser justificados con factura.
IRPF
En el caso de usar el coche de empresa para uso particular, solo podrá deducirse el 50% del IVA del vehículo y de los gastos relacionados con el mismo.
Con respecto al IRPF, usar el coche de empresa para uso particular tributará en la declaración de la Renta. Eso sí, ten presente que los gastos de combustible, reparaciones o incluso los pagos de los peajes son objeto de desgravación, aunque hay que contemplar los límites si se utiliza para la vida personal, ya que no todos los gastos estarán permitidos.
¿Quién puede conducir el coche de empresa?
Pueden surgir dudas ante quién puede conducir un coche de empresa que se utiliza para uso particular. ¿Solo es posible si soy trabajador o puedo conducir un coche de empresa sin ser empleado?
En este sentido, se puede decir que cualquier persona que no sea empleado puede conducir un coche de empresa, si no se prohíbe de manera expresa en el contrato o acuerdo. Eso sí, a este respecto se recomienda tener en cuenta las coberturas del seguro del coche, ya que estas sí que pueden cubrir solo al empleado en el caso de que ocurra algún siniestro.
¿Se puede tener un coche particular a disposición de la empresa?
Antes de poner un coche particular a disposición de la empresa conviene preguntarse si existe alguna fórmula que permita no tener que hacerlo, como realizar el desplazamiento en otro medio de transporte o acometer la actividad mediante la modalidad de teletrabajo.
Para distancias superiores a 110 kilómetros, ida y vuelta, se recomienda a los empleados usar un coche de empresa como alternativa al propio vehículo. En función de si un coche se usa de forma particular o se realizan con él funciones de empresa, existen diferentes tipos o modalidades en el seguro del coche que permiten elegir el que mejor se adapta a cada necesidad. Y si eres autónomo, tal vez te interese un seguro para vehículos profesionales Coche x Coche PRO, que te ofrece un coche en propiedad si te quedas sin tu vehículo de trabajo por siniestro total.
Por otra parte, las compañías que tienen coches de empresa suelen tener una alta rotación de su parque de vehículos, por lo que es bastante habitual la venta del coche de empresa a un particular. En este caso salen beneficiadas ambas partes. La empresa puede ofrecer a sus trabajadores vehículos en excelentes condiciones de manera frecuente y el particular recibe un coche que no cuenta con un número elevado de kilómetros y que ha sido sometido a un constante mantenimiento.
Si tienes la suerte de que tu compañía ponga a tu disposición un vehículo, debes tener en cuenta que solo podrás usar el coche de empresa para uso particular si previamente lo has pactado con tu compañía y así queda reflejado en tu contrato laboral.
