Apps que te ayudarán a organizar tus tareas y a acabar con el papeleo

Cada día generamos una ingente cantidad de datos y realizamos múltiples trámites. Almacenarlos, clasificarlos y agilizar su uso es algo mucho más sencillo si dispones de un teléfono móvil con algunos de los programas imprescindibles.

aplicaciones para gestionar datos

APPs para almacenar información y gestionar tareas en la nube

Llevar encima una agenda de piel y una abultada cartera llena de tarjetas, anotar las tareas pendientes en post-its o guardar en armarios enormes archivadores con todos nuestros recibos y facturas son prácticas que cada vez nos resultan más ajenas. El más básico de los móviles actuales está equipado con herramientas que hacen innecesarios sus antiguos equivalentes físicos.

En la actualidad, 1500 millones de personas disponen de Gmail, lo que lo convierte en el proveedor de correo electrónico más popular del mundo. Más allá de este servicio, Google cuenta con un buen número de aplicaciones asociadas a sus cuentas que pueden facilitarnos bastante la vida.

Aparte del calendario, dispone de opciones no tan conocidas como Google Keep (para guardar notas) o Colecciones (páginas, imágenes y sitios favoritos), Documentos (para editar y compartir documentos) y, por supuesto, Google Drive, el servicio de almacenamiento en la nube.

En conjunto, opciones más que suficientes para guardar nuestra información, gestionar nuestras tareas, contactos y documentos, con una interfaz bastante intuitiva y destinada a todo tipo de usuarios. Es habitual, sin embargo, que no saquemos todo el partido a sus servicios, de la misma forma que, aunque llevemos toda una vida usando Word, apenas utilicemos sus funciones más básicas; conviene echar un vistazo a esta página de ayuda de Google, que nos permite ver todos los recursos de que dispone

Por supuesto, Google no es la única empresa que ofrece estos servicios: Amazon, Dropbox, iCloud o Mega son algunos de sus más duros competidores. Antes de decidirte por uno, conviene examinar qué ventajas y desventajas ofrecen, y esta comparativa puede resultarnos útil para orientarnos. Además, la mayoría de proveedores de telefonía móvil cuentan con su propio servicio de almacenamiento en la nube, así que una de los primeros pasos que deberemos dar al adquirir un nuevo teléfono o contratar un servicio es informarnos bien sobre las opciones que nos brinda. Movistar, Vodafone u Orange, por mencionar solo a los proveedores más conocidos, cuentan con sus propios sistemas de almacenamiento, cuya principal función es sincronizar y poner a buen recaudo los datos de nuestros móviles.

El gestor de tareas más completo

Para los más exigentes, existen apps específicas cuyo objetivo es facilitarnos la organización de las tareas y la gestión del tiempo. Quizás una de las más conocidas sea Todoist, una veterana que ha recibido múltiples actualizaciones desde que salió, hace ya más de diez años. Es multiplataforma, lo que implica que puedes instalarla en diversos dispositivos –móvil, PC, Mac…– y, según finalices tareas, aparecerán como completadas en todos ellos a la vez. La interfaz es bastante sencilla y limpia, y permite clasificar las tareas según el área al que pertenezcan –trabajo, deporte, compras, etc.– y los plazos con que contemos. Una de sus características más interesantes es que permite visualizar nuestra productividad en gráficas en las que se van registrando nuestros logros. Algo no muy distinto, por ejemplo, a los incentivos de las apps deportivas.

APPs para agilizar el papeleo

Además de nuestros datos, a menudo nos interesa tener a mano la documentación necesaria para hacer las gestiones más urgentes sin necesidad de llevar los papeles encima. Para empezar, siempre es buena idea hacer una copia de seguridad de nuestros documentos, especialmente cuando los usamos a menudo. Aplicaciones como Cam Scanner o la propia Dropbox nos permiten no solo escanearlos, sino que cuentan con funciones avanzadas, tales como extraer texto a partir de imágenes, hacer anotaciones o encontrar todos los documentos que contengan una palabra clave. Estos programas agilizarán tu relación con recibos, extractos bancarios y otros incómodos papelotes:

El  DNI electrónico es cada vez más popular, así que solo era cuestión de tiempo que pudiéramos usarlo cómodamente en nuestros teléfonos móviles

El carnet de conducir, en el móvil

aplicación dgt

La DGT ha lanzado recientemente una app que aspira a liberarnos, aunque sea parcialmente, del engorro que supone la burocracia relacionada con nuestros vehículos. Se llama miDGT, es gratuita, y nos permite hacer diversas gestiones desde nuestro teléfono móvil y almacenar la documentación del coche: permiso de circulación, carnet, ITV, seguro y ficha técnica. Además, un policía podrá utilizar un escáner de códigos QR para obtener la información relativa a nuestro vehículo. Eso sí, la DGT recomienda que, por el momento, sigamos llevando nuestros documentos en formato físico, dado que no todos los agentes pueden hacer dicha lectura.

  • Cam Scanner (Android/iOs). Permite escanear contenidos desde cualquier dispositivo, dispone de herramientas de edición avanzada y optimiza la calidad del escaneo (muy útil para textos borrosos o deteriorados).
  • Dropbox (iOs). Pese a que muchos solo la asocian con el almacenamiento de ficheros, dispone de un completo sistema de escaneo, aunque por ahora esta función solo está implementada en iOs.
  • Office Lens (Android/iOs). El clásico paquete de Microsoft también cuenta con funciones de escaneo, cuya máxima fortaleza es que permite editarlas a conciencia, mejorando la calidad de textos poco legibles, así como eliminar sus sombras o reflejos incómodos.
  • Google Drive (Android/iOs). Igual que Dropbox, la popular nube de Google incorpora un útil sistema de escaneo con el que podremos almacenar en PDF todos nuestros documentos.
  • Tiny Scanner (Android/iOs). Una app muy completa para digitalizar todo tipo de documentos. Permite protegerlos mediante una contraseña.
  • Scannable (iOs). Aunque no disponible en Android, este producto asociado a la famosa app Evernote rota, ajusta y mejora las imágenes que escaneas automáticamente.
  • Genios Scan (Android/iOs). Su mejor baza es la corrección de perspectivas y la eliminación de los elementos indeseados de la imagen, además de que permite almacenar y enviar documentos de forma segura.
  •  Mobile OCR (Android/iOs). Muy útil para quienes deseen almacenar únicamente el texto contenido en una imagen. Reconoce 25 idiomas diferentes.
  • Scanthing (Android). Aunque esta app es de pago, permite buscar mediante palabras clave en todos tus documentos y es capaz de identificarlas en 62 idiomas distintos.

Otro tanto ocurre con las tarjetas de visita: existen apps específicas que reconocen sus formas y la orientación del texto, y son capaces de detectar, extraer y organizar la información relevante de cada tarjeta para que la organices cómodamente. La mayoría son gratuitas, con una versión premium que aumenta el número de tarjetas que podemos escanear y libera nuevas funciones. Business Card Reader y CamCard son dos de las más populares, aunque no te será difícil encontrar un amplio abanico de opciones.

Y, por último, el  DNI electrónico es cada vez más popular, así que solo era cuestión de tiempo que pudiéramos usarlo cómodamente en nuestros teléfonos móviles. La app Ejemplo DNI Lectura de Datos –de desarrollo estatal– ya nos permite hacerlo, si bien no es compatible con todos los terminales. De hecho, por el momento la única marca que dispone de un protocolo de seguridad aceptable según la normativa europea es Samsung, cuyo proceso de registro garantiza la confidencialidad de nuestros datos.

Tengamos en cuenta, eso sí, que cuantos más datos personales alberguemos en nuestro teléfono, más cuidadosos deberemos ser para evitar su uso fraudulento. Aunque no hace falta ser alarmista, recomendamos la lectura de este artículo publicado en nuestro magazine para saber cómo evitar estos riesgos.

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