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Llevar las cuentas de la comunidad de propietarios es una de las funciones que los administradores de fincas tienen que realizar. Al ser una de las tareas más importantes, genera muchas dudas y no poca controversia, ya que, en general, los vecinos no suelen tener demasiada información sobre los aspectos legales relacionados con la comunidad.
¿Cómo debemos presentar las cuentas de una comunidad?
Cómo presentar las cuentas de una comunidad de vecinos es un asunto que concierne a la junta de propietarios. Habitualmente, la responsabilidad de gestionar las cuentas de la comunidad de vecinos y presentarlas a los propietarios recae en al administrador de fincas, pero lo cierto es que la normativa no detalla un protocolo para hacerlo, dado que la comunidad de propietarios no es una sociedad mercantil.
Si el administrador es responsable de las cuentas, será el encargado de establecer las pautas acerca de cómo plasmar la información contable y administrativa relevante de la forma más clara.
Modelo de presentación de las cuentas de la comunidad
No existe como tal un modelo de presentación las cuentas de la comunidad de propietarios, pero lo cierto es que tienen que estar recogidas de la manera más clara y explicativa posible.
El informe de ingresos y gastos debe estar convenientemente detallado y debería recoger tanto las deudas de los propietarios o saldos a favor, como las facturas de los proveedores pendientes e pago, el saldo que haya en el banco en la fecha de cierre del informe, y las salidas o entradas que no se han identificado o que están pendientes.
Un Plan General Contable puede generar una plantilla en la que figuren tanto los ingresos como los gastos, así como los extras a tener en cuenta, los gastos especiales, las derramas o cualquier otro concepto de interés para obtener una visión global de las cuentas.
¿Puede un propietario ver las cuentas de la comunidad?
Una de las dudas que más se generan en las comunidades es si puede un propietario ver las cuentas de la comunidad en el momento que lo desee. El vecino solo tendría derecho a acceder a esta documentación contable antes de celebrarse la Junta de Propietarios ordinaria en la que se aprueben las cuentas, ya que, una vez aprobadas, no tiene derecho.
A pesar de ello, algunos administradores de fincas pueden consentir en enseñar las cuentas de la comunidad de propietarios ante una reclamación vía burofax, siempre que se detalle el motivo por el que se solicita, así como presentarlas si se solicita una Junta con la auditoría de cuentas como único punto de día. En este supuesto, hay que tener en cuenta los requisitos para convocar juntas extraordinarias de vecinos, con el fin de que tengan validez legal.
En cualquier caso, las cuentas de la comunidad no pueden darse a ningún vecino para que las estudie cómodamente en su casa, ni siquiera en fotocopias, ya que son datos económicos de ámbito privado.
¿Cuándo se presentan las cuentas anuales?
Cuándo presentar cuentas anuales es otro de los puntos que suscita dudas. En la Junta anual se presentan ante todos los propietarios, que tienen en esta ocasión una oportunidad para ponerse al corriente de los gastos e ingresos y, en caso necesario, supervisar la labor del administrador si se desea pedir explicaciones o tomar medidas pertinentes.
Por otro lado, no hay que olvidar la conveniencia de contar con un seguro para comunidades de vecinos, que es la solución perfecta para proteger al edificio frente a cualquier imprevisto. Hay seguros a medida para cada edificio, y pueden incluir, entre otras coberturas, profesionales cualificados para pequeños trabajos de mantenimiento o el tratamiento y prevención de plagas.
